Escanear el DNI o pasaporte en el alta de clientes (OCR) en tu rent a car

Teclear a mano el DNI o el pasaporte de cada cliente es lento y propenso a errores, justo en el momento de más prisa: la entrega del vehículo. El OCR con inteligencia artificial resuelve esto leyendo el documento de una foto y rellenando la ficha solo. Te explicamos cómo funciona en un rent a car.

Qué es el OCR de documentos

El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) con IA extrae automáticamente los datos de un documento de identidad a partir de una foto: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de documento y fechas de validez. En segundos, la ficha del cliente queda rellena sin teclear.

Por qué importa en el alquiler de vehículos

Recoger bien los datos del cliente no es solo comodidad: es una obligación legal. El RD 933/2021 te exige comunicar al Ministerio del Interior datos exactos de cada conductor. Un error de transcripción puede provocar el rechazo de la comunicación. El OCR reduce ese riesgo porque lee el dato directamente del documento.

Además, ahorra minutos en cada entrega, que con varias operaciones al día se traducen en mucho tiempo.

Qué documentos lee y con qué precisión

Un buen OCR para rent a car debe:

• Leer DNI, NIE, pasaporte y carné de conducir.
• Soportar múltiples nacionalidades (clientes extranjeros son habituales en el sector).
• Leer la zona MRZ (las dos líneas de caracteres del pasaporte y documentos), que aporta máxima precisión en número de documento y fechas.
• Marcar los campos de baja confianza para que el operario los revise, en lugar de dar un dato por bueno sin más.

Quién escanea: el operario, no el cliente

Conviene aclararlo: en el flujo correcto, es el empleado quien escanea el documento del cliente, no el cliente quien sube nada. En la práctica, el operario puede:

• Hacer la foto con el móvil (usando un código QR para enlazar con la ficha), sin necesidad de escáner físico.
• O hacerlo desde el kiosk de autoservicio.

Cómo lo hace RentaCaaR

RentaCaaR incluye OCR con IA: el operario escanea el DNI, NIE o pasaporte con el móvil o el kiosk, y la ficha del cliente se rellena sola, con lectura de MRZ y aviso de los campos a revisar. Así el alta es rápida y los datos que se comunican a Hospedajes son correctos.

El OCR está disponible como complemento en los planes Starter y Growth, e incluido de serie en Pro y Enterprise.

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