Parte de viajeros en el alquiler de coches: guía paso a paso (2026)

Si has buscado “parte de viajeros” pensando en tu rent a car, esta guía es para ti. El antiguo parte de viajeros en papel ha evolucionado: hoy es una comunicación digital obligatoria que las empresas de alquiler de vehículos deben enviar al Ministerio del Interior por cada operación. Te explicamos qué es y cómo cumplir, paso a paso.

¿Qué es el parte de viajeros?

El parte de viajeros (o parte de entrada) era, tradicionalmente, el documento con el que los establecimientos de hospedaje registraban a sus huéspedes y comunicaban sus datos a las autoridades. Con el RD 933/2021, esa obligación se ha modernizado y digitalizado, y se ha extendido expresamente a un sector más: el del alquiler de vehículos a motor.

Es decir: lo que antes era un formulario en papel del mundo hotelero hoy es una comunicación electrónica que también tiene que hacer tu rent a car.

¿Aplica a las empresas de alquiler de vehículos?

Sí, de lleno. El RD 933/2021 incluye expresamente las actividades de alquiler de vehículos a motor sin conductor. No importa el tamaño de tu flota: si alquilas vehículos, estás obligado a registrar y comunicar los datos de cada cliente y operación.

Puedes ver el marco completo en nuestra guía del RD 933/2021 para rent a car.

Cómo hacer el parte de viajeros paso a paso

Paso 1: Recoge los datos del conductor

Antes de entregar el vehículo, necesitas los datos identificativos de quien alquila:

• Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Tipo y número de documento (DNI, NIE o pasaporte) y su número de soporte.
• Datos de contacto (teléfono y correo electrónico).

Consejo: con un sistema que incorpore OCR del documento, estos datos se rellenan solos a partir de una foto del DNI o pasaporte, sin teclear ni equivocarte.

Paso 2: Registra los datos del contrato y del vehículo

Además de la persona, hay que registrar la operación:

• Fecha y hora de formalización del contrato.
• Matrícula del vehículo y lugares de recogida y devolución.
• Datos del medio de pago utilizado.

Paso 3: Comunica los datos al Ministerio del Interior

Los datos se transmiten electrónicamente a la plataforma del Ministerio, SES.HOSPEDAJES, en un plazo máximo de 24 horas desde la formalización del contrato. Puedes hacerlo manualmente en su web o, lo recomendable si tienes volumen, de forma automática desde tu software de gestión.

Paso 4: Conserva el registro

Debes conservar los registros durante 3 años desde la finalización del servicio, por si hay una inspección.

Plazos y sanciones: por qué no conviene fallar

El incumplimiento puede acarrear multas de hasta 30.000 € (infracciones graves de la Ley Orgánica 4/2015). Tienes el detalle en nuestro artículo sobre las sanciones por no comunicar viajeros. Comunicar fuera de plazo o con datos incompletos también es sancionable.

Cómo automatizar el parte de viajeros

Hacer esto a mano, contrato a contrato, es inviable con una flota activa. La solución es que tu software lo haga solo:

1. Recoge los datos una vez, al crear el contrato.
2. Genera y envía el fichero a SES.HOSPEDAJES en cada check-in, dentro de plazo.
3. Guarda el estado de cada envío y conserva los registros por ti.

Eso es exactamente lo que hace la comunicación de Hospedajes de RentaCaaR: el parte viaja al Ministerio automáticamente en cuanto cierras el contrato, con reintentos si algo falla.

---

¿Quieres olvidarte del parte de viajeros? Habla con nosotros y te enseñamos cómo automatizarlo en tu rent a car.

Esta guía tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento legal. Consulta el texto oficial del RD 933/2021 o con un profesional.