SES.HOSPEDAJES: qué es y cómo comunicar los datos en tu rent a car

Si gestionas un rent a car, tarde o temprano te toparás con SES.HOSPEDAJES. Es la plataforma a través de la cual tienes que comunicar los datos de tus clientes al Ministerio del Interior. En esta guía te explicamos qué es, quién está obligado y cómo enviar los datos sin que se convierta en una tarea diaria.

¿Qué es SES.HOSPEDAJES?

SES.HOSPEDAJES es la plataforma electrónica del Ministerio del Interior para la recepción de los datos de viajeros y operaciones que exige el RD 933/2021. A través de ella, los establecimientos de hospedaje y las empresas de alquiler de vehículos transmiten la información de cada cliente y contrato a las autoridades.

En otras palabras: es el “buzón oficial” donde tu rent a car deposita los datos que la ley te obliga a comunicar.

¿Quién está obligado a usar SES.HOSPEDAJES?

Están obligadas, entre otras, las actividades de:

• Hospedaje (hoteles, apartamentos turísticos, campings…).
• Alquiler de vehículos a motor sin conductor — es decir, tu rent a car.

Si alquilas vehículos en España, tienes que comunicar los datos a través de esta plataforma. No hay un mínimo de flota que te exima.

Cómo comunicar los datos: las dos vías

SES.HOSPEDAJES admite dos formas de enviar la información:

1. Manualmente, desde la web

Puedes acceder a la plataforma e introducir o subir los datos de cada operación a mano. Es viable si haces muy pocas operaciones, pero tedioso y propenso a errores en cuanto tienes volumen: cada contrato implica rellenar numerosos campos en una web externa.

2. De forma automática, por servicio web

La plataforma permite la comunicación mediante servicio web (SOAP), de modo que un software de gestión genere y envíe el fichero de datos automáticamente, sin que nadie tenga que entrar en la web. Es la única opción realista para una empresa con actividad continua.

Qué datos se envían y en qué plazo

Por cada operación hay que comunicar los datos del cliente (identidad, documento, nacionalidad…), del contrato y el vehículo (matrícula, fechas, lugares) y del medio de pago. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y, en todo caso, en un plazo máximo de 24 horas desde la formalización del contrato.

Además, los registros deben conservarse 3 años.

Alta y credenciales

Para comunicar por servicio web, la empresa necesita estar dada de alta y disponer de las credenciales correspondientes que le permitan autenticarse frente a la plataforma. Estas credenciales se configuran una sola vez en tu sistema de gestión, que a partir de ahí se encarga de todos los envíos.

Cómo evitar hacerlo a mano

La forma sensata de cumplir con SES.HOSPEDAJES es no depender de que un empleado entre en la web en cada alquiler. Con un software que se integre con la plataforma:

• Los datos se recogen una vez, al crear el contrato.
• El sistema envía el fichero automáticamente en cada check-in, dentro del plazo.
• Tienes el estado de cada comunicación (enviado, pendiente, error) y reintentos automáticos si el servicio falla.

Así funciona la comunicación de Hospedajes de RentaCaaR: se conecta con SES.HOSPEDAJES por servicio web y transmite cada operación sola, dejando registro de todo.

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Esta guía tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento legal. Consulta el texto oficial del RD 933/2021 y la información oficial del Ministerio del Interior, o con un profesional.